7 services pour archiver vos factures dans un coffre-fort numérique

09

Mai

7 services pour archiver vos factures dans un coffre-fort numérique

Parmi les tâches éminemment rébarbatives et fastidieuses auxquelles peu d’entre nous échappent, figure celle particulièrement gratinée de l’archivage et du classement des factures et relevés en tous genres.

Alors, pourquoi ne pas profiter des services d’un coffre-fort numérique pour vous faciliter un peu la tâche?

La conservation de vos factures et relevés, une obligation légale et une protection de vos droits

Une foultitude de texte légaux (code civil, code de la consommation, code des assurances, code du commerce, etc. etc.) régissent vos droits et obligations dont découlent des délais de conservation des documents afférents qui peuvent être d’une durée très variable selon leur nature.

D’une façon générale, les documents tels que factures et relevés doivent être conservés pour toute la durée pendant laquelle une action en justice (pour faire valoir un droit ou demander un paiement) est susceptible d’être engagée.

La durée de conservation des factures et relevés

Difficile de s’y retrouver dans cette jungle juridico-administrative….

Pour vous permettre de savoir combien de temps garder quels papiers, vous pouvez vous référer:

  • à cette page éditée par la DGCCRF sur le site du Ministère de l’Economie, de l’Industrie et du Numérique
  • ainsi qu’à cette page du site de l’Administration Française.

Les avantages d’un archivage centralisé en ligne dans un coffre-fort numérique

Sachant que certains documents doivent être conservés à vie et que bon nombre d’autres sont à garder 10 voire 15 ans, se posent fatalement 2 questions de fond: « mais où va-t-on pouvoir entreposer tout ça? » et « comment va-t-on faire pour être capable de remettre la main sur ces papiers aussi longtemps? »

Dès lors, la solution d’un archivage numérique, chez un prestataire qui se charge de vous les garder bien au chaud sans que vous ayez besoin de vous en préoccuper, est évidemment plus que tentante.

Ce type de prestataires s’est multiplié ces dernières années, offrant l’avantage à ceux qui recourent à leurs services:

– de disposer d’un espace personnel et sécurisé pour sauvegarder et conserver ses documents en format électronique;

– de collecter et classer automatiquement les divers factures et relevés électroniques provenant de vos différents interlocuteurs (employeur, compagnies d’assurance, banques, fournisseurs et prestataires, administrations);

– de permettre un accès à distance à l’ensemble des documents à partir d’une connection internet.

Deux choses à noter toutefois à ce stade:

– le site de l’administration française souligne que les documents papiers scannés n’ont pas la valeur juridique d’un original et ne pourront pas être utilisés dans une action en justice. Ainsi, l’archivage de ces documents ne peut être utilisé qu’à des fins de copie de sauvegarde et ne peut se substituer à la conversation des originaux papiers…

– les prestataires « classiques » ne sont pas habilités à archiver vos documents relatifs à la santé (relevés de remboursement maladie par la Sécu et les mutuelles, ordonnances, relevés de versement d’indemnités journalières, certificats médicaux, examens, radiographie,…), cette prestation étant réglementée et ne pouvant donc être réalisée que par des prestataires ayant reçu un agrément spécifique du Ministère de la Santé. A ce titre, il n’est pas autorisé de la part des prestataires de prévoir un dossier « Santé » dans l’arborescence des coffres-fort numériques mis à disposition des particuliers.

La mise à disposition de coffre-fort numériques: des prestations disparates et mal encadrées

  • Les mises en garde et recommandations de la CNIL

Dès 2013, la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) s’est penchée sur ce type de services, en partant du constat que le manque absolu de réglementation dans ce domaine permettait à n’importe qui d’offrir ces prestations, ce qui pouvait évidemment soulever des interrogations quant à la sécurité et la confidentialité des données confiées par leurs utilisateurs.

Elle a alors adopté une délibération pour formuler en certain nombre de mises en garde et de recommandations (voir cette page) à destination des particuliers ou professionnels faisant appel à ce type de services, qui peuvent être résumées ainsi:

– Etudier soigneusement les conditions générales d’utilisation des services énoncées par les prestataires et ne confier ses données qu’à ceux prenant un engagement et une responsabilité clairs en termes de disponibilité du service, de compensation en cas de perte des données, et de chiffrement éventuel des données;

– S’assurer du respect de la confidentialité des données par le prestataire, qui doit garantir que les données sont uniquement accessibles à l’utilisateur ou aux personnes auxquelles il a donné expressément un droit d’accès. Ainsi, le prestataire ne doit pas avoir accès aux données de ses clients.

– S’assurer que l’accès à distance est réalisée de façon sécurisée via une connexion de type HTTPS;

– S’assurer de la possibilité de pouvoir récupérer de façon intégrale les données déposées en cas de décision de l’utilisateur de ne plus faire appel aux services du prestataire;

– S’assurer du fait que les données sont sauvegardées sur des serveurs situés en France ou dans l’Union Européenne et de l’engagement du prestataire en sorte que cet état de fait perdure même en cas de rachat par une société étrangère, afin de garantir aux utilisateurs le respect des la réglementation française en matière de respect de la vie privée et de la confidentialité des données.

  • Un métier en voie de labellisation

En janvier 2014, la CNIL a adopté un référentiel en vue de délivrer un label spécifique pour les prestations de mise à disposition de coffre-fort numérique (voir détails sur cette page). Depuis février, les prestataires qui le souhaitent peuvent déposer un dossier en vue de leur labellisation par la CNIL. La labélisation devra être renouvelée tous les 3 ans.

Au-delà du CNIL, la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance), a également mis en place une labélisation CFE (Coffre-Fort Electronique).

Les différents types de prestataires présents sur le marché

On peut distinguer deux grandes familles de prestataires:

  • Les prestataires tels que les banques et assurances, qui offrent un coffre-fort numérique gratuitement à leurs clients

Votre banque et/ou votre assurance vous offre très probablement un espace sécurisé où sont archivés vos documents et faisant office de coffre-fort numérique. Ce service gratuit est le plus souvent toutefois partiel car il ne permet pas toujours de déposer d’autres documents et n’offre pas de rapatriement automatique des factures électroniques à partir de vos comptes fournisseurs. De plus, l’espace de stockage est limité et le délai de conservation des documents ne correspond pas forcément aux durées légales à observer.

  • Les prestataires spécialisés dans la mise à disposition d’un coffre-fort numérique

Pour ces diverses raisons sont apparus ces dernières années de nombreux prestataires dont le métier consiste exclusivement à vous offrir un service d’archivage digital de vos documents.

En premier lieu, il convient de faire la distinction entre les fournisseurs de coffre-forts numériques étant définis comme des espaces personnels et sécurisés via des procédés de cryptage des fournisseurs offrant de simples espaces de sauvegarde de données via le « cloud » et qui, indépendamment de l’usage qui en est fait, ne sont pas destinés ni conçus pour servir à stocker des données privées et confidentielles.

En deuxième lieu, et comme évoqué ci-dessus, un certain manque de maturité du marché et l’absence jusqu’à il y a très peu de temps de référentiel normatif lié à la fourniture de ces services, de fortes disparités existent encore d’un fournisseur à l’autre. Ainsi, aujourd’hui, fin 2014, pour ainsi dire aucun prestataire n’est encore labellisé par le CNIL (qu’il faut bien distinguer de la déclaration faite auprès de la CNIL qui est uniquement liée au respect du droit à la vie privée, applicable à toute entité se voyant confier des données personnelles telles qu’adresse internet ou postale, comme n’importe quel site internet).

Un seul mot d’ordre, donc, lorsque vous sélectionnez un prestataire, au-delà des considérations liées aux tarifs des services: éplucher de façon détaillées les conditions d’utilisation des services et en particulier celles liées à la confidentialité et la sécurité des données. Le respect des recommandations de la CNIL énoncé ci-dessus vous donnera un gage de sérieux, de fiabilité et de sécurité des services proposé.

Une sélection de quelques prestataires spécialisés

Bien évidemment, si votre employeur a pris la décision de dématérialiser vos fiches de paies en faisant appel à un prestataire de ce type, la solution la plus simple pour vous consistera à tout centraliser chez le fournisseur choisi par votre employeur

Pour les autres, compte tenu de la labélisation CNIL qui n’est à ce jour pour l’immense majorité des prestataires pas encore obtenue, il est donc difficile de disposer aujourd’hui d’un critère unique, fiable et rapide d’évaluation du sérieux des différents prestataires. La liste ci-dessous n’a à ce titre la prétention ni d’être exhaustive, ni d’être la plus pertinente, mais présente juste les principaux acteurs du marché en France actuellement semblant présenter des gages de sérieux :

  • Coffreo: spécialisé dans la dématérialisation des bulletins de paie, offre de façon gratuire un espace sécurisé d’un Go avec gestion de 3 messagers pour rapatrier automatiquement les factures de 3 fournisseurs différents (service payant au-delà). Respect des normes relatives à l’archivage de données à valeur probatoire (avec horodatage, signature électronique, etc.).
  • Digiposte de La Poste: offre 3 Go d’espace de stockage sécurisé gratuitement. Conservation de vos données dans les durées prescrites selon la norme NF en vigueur. Les plus: une application smartphone gratuite (disponible au format IOS et Android) et un service annexe baptisé Digishoot permettant, en cas d’accident ou de sinistre, de prendre des photos certifiées depuis son mobile.
  • E-coffrefort:  offre différents niveaux de service aux particuliers: d’un pack gratuit à un pack à 7,2 € par mois. Tous les packs vous permettent un archivage certifié et sécurisé et une conversation pour une durée illimitée dans le temps, ainsi que la mise en oeuvre de facteurs web de récupération automatique de vos factures électroniques directement chez les fournisseurs en nombre illimité. Des applications smartphone (en format IOS et Android) sont également mises à disposition et permettent le dépôt de données par scan, par prise de photo ou par transfert de notes prises à la volée.
  • EDoc Perso (EFolia): offre gratuitement aux particuliers un service sécurisé d’archivage et de sauvegarde électronique de documents. Rapatriement automatique des factures de 500 fournisseurs. Accès à distance via application en format IOS, Android, Blackberry et Windows Phone.
  • Xambox: choix possible entre différents packs: gratuit avec maximum 5 dossiers et 3 agents automatiques de récupération automatique des factures, et un pack « starter » à 4,9 € par mois avec nombre de dossiers et d’agents illimité. Accès depuis votre smartphone avec les applications en format IOS et Android.
  • Home Bubble (détenu par Xambox): une solution « light » destinée aux particuliers avec 500 M0 de volume d’archivage en version gratuite, étendu à 3 Go pour la formule Bubble Plus à 3 € par mois ou 10  Go pour la fomule Bubble Giga à 8 Euros par mois).
  • E-Factures: il offre également différents niveaux de service. Avec l’offre gratuite, un espace de 5 Go est mis à disposition avec la possibilité de créer des agents avec 3 facturier. Le service Premium, qui coûte 30 Euros par an, soit 2,5 € par mois, offre un espace de stockage illimité ainsi qu’un nombre illimité d’agent auprès des facturiers référencés. NB: MoneyDoc, présenté dans cet article traitant sur la centralisation de vos données bancaires et dépenses, comporte également des fonctionnalités d’archivage sécurisé de vos factures via le service e-factures. Ce qui en fait réellement un outil ultra-complet de gestion du budget et des archives documentaires de la famille…

Et vous, stockez-vous vos factures dans un coffre-fort numérique? Si non, comment vous organisez-vous pour stocker et retrouver vos documents importants? N’hésitez pas à apporter vos contributions à cet article en déposant un commentaires!

Dube Melanie
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